(사무자동화산업기사) 필기이론 : 2과목-4. 사무작업 형태

2과목. 사무경영관리개론 - 4. 사무작업 형태

산업인력공단 시행 사무자동화산업기사 필기이론 정리

 

2020.1.1. ~ 2022.12.31. 출제 기준에 맞게 정리하였으며, 여러 자료를 참고하여 작성하였지만 부족한 부분이 많이 있습니다. 이 자료는 참고용으로 사용하시고 실제 시험을 준비하시는 분들은 모의고사 문제집 위주로 풀어보시길 권해드립니다.

 

1. 사무작업의 효율화

 

(1) 사무작업의 간소화

① 사무간소화의 정의

- 불필요한 작업을 제거하고, 남은 작업들을 최선의 순서에 의해 재배열하고, 작업자가 올바른 방법을 적용하도록 하기 위해 모든 종류의 작업을 체계적으로 분석하는 것

② 목적 : 용이성, 정확성, 신속성, 경제성

③ 대상

- 간소화 결과로 상당한 절약이 예상되는 작업

- 특히 소요시간의 단축이 예상되는 작업

- 작업 방법의 어려움, 집무 환경, 업무량의 과중, 기타 이유로 인해서 특히 불평이나 불만의 대상이 되는 작업

- 사무원들이 시간외 근무를 자주 하게 되는 경우, 작업을 감축시켜 이를 타 직원에게 분담시키거나 방법을 개선함으로써 시간을 단축시키려고 할 때

④ 사무간소화의 단계

- 사무량 측정 → 사무 분석 → 사무간소화

- 사무량 측정 방법

‧ 시간 연구법

‧ 주관적 판단법

‧ 실적기록법(CMU[Clerical Minute per Unit] 방법)

‧ 워크 샘플링법

‧ 표준시간 자료법

⑤ 사무간소화의 기본 요구 조건

- 세밀하게 계획을 세우고 면밀하게 재검토해야 함

- 사전에 주관자의 권한 내용과 한계에 대해 정확히 파악한 후 추진

- 충분한 기간을 확보해 두어야 하며 계획은 실현 가능성이 있어야 함

- 일시에 회사의 모든 문제를 해결(간소화)할 수는 없음을 인식

 

 

(2) 사무분석

① 작업 연구

- 테일러의 시간 연구와 길브레스의 동작연구가 일체화된 것

- 작업을 용이하게 하고 작업시간을 표준화하며 자금 결정을 공정하게 함

- 작업의 질적 향상을 가져오며 생산비를 절감하는데 목적이 있음

② 동작 연구

- 불필요한 작업을 제거하고 남은 잔여 작업을 최선의 가능한 절차에 의하여 배치

- 동작 분석 방법 : 요소 동작 분석법, 필름에 의한 분석법

③ 시간 연구

- 작업을 위한 정확한 표준시간을 설정하는데 목적

- 시간 연구에 의해 설정된 표준시간은 작업원의 공정한 작업량을 결정

- 소요되는 작업원수나 기계 대수 등을 산정하는 기준

- 표준작업시간 = 정미작업시간 × (1 + 여유율)

- 여유율은 보통 피로여유, 작업여유, 용달여유, 직장여유로 구분

④ 동작 및 시간 연구 기법

- 서식절차도표 : 현재의 서식을 대상으로 새로운 서식의 도안, 신종 사무 발생시 변화 절차에 관한 자료 수집을 목적으로 함

- 인간절차도표 : 인간 자체를 대상으로 작업 방법에 관한 정보를 수집하여 작업 방법의 개선

- 작업도표 : 인간이 한 장소 내에서 행하는 작업행동을 대상으로 그 작업이 어떻게 이루어지는가를 측정함

- 서식경략도표 : 각 부서가 서식의 취급을 둘러싸고 어떤 관계에 놓여 있는가를 파악하고 책임 범위를 명확히 함

⑤ 공정 연구

- 작업 공정 : 사무 목적에 따라 사무 작업이 진행되고 있는 상태

- 운반 공정 : 사무 작업의 위치를 변경시키는 상태

- 검사 공정 : 사무 작업을 측정하여 그 결과를 기준으로 비교하여 적합 혹은 부적합의 판단을 하는 단계

- 정체 공정 : 앞의 단계들이 행해지기를 기다리는 상태

 

 

2. 전자문서의 관리와 운용

 

(1) EDI

① EDI의 정의 : 전자 데이터 교환(Electronic Data Interchange)의 약자로, 기업 간의 거래에 관한 데이터를 정형, 표준화하여 컴퓨터 통신망을 통해 거래 당사자의 컴퓨터 사이에서 직접 전송 신호를 주고받는 것

② EDI의 등장 배경

- 정보기술의 발전 및 정보기기의 가격 하락

- 조직 내 전산화의 발전

- 정보통신의 활용 가능성 인식

- 정보처리 소요 비용 증가

- 외부 정보에 의존 증대

- 분류 시스템의 영향 증대

③ EDI의 효과

- 송신측의 문서 발송 비용 절감

- 수신측의 재입력 비용 절감

- 송수신 양측의 오류 감소 및 수작업 비용 절감

- 물품의 재고 관리에 JIT(Just-In-Time) 전략을 도입하여 창고 면적 및 관리 인원 관리비 등이 절감됨

- 적절한 생산 계획 및 재고 관리를 통하여 경영 업무의 효율성이 증대됨

- 정확한 정보 전달을 통해 업무의 정확성과 신뢰성이 증대됨

④ EDI의 구성요소

- EDI 사용자 : EDI 최종 소비자

- EDI 표준

‧ 양식표준 : 전자적으로 교환되는 문서 및 정보, 정보의 형태 등에 대한 지침

‧ 통신표준 : 전자문서의 통신규약으로 정보의 전송방식에 대한 사용자 간의 합의

- EDI 소프트웨어 : 모든 업체는 자기 고유의 데이터 구조와 형식을 가지고 데이터를 보관, 이용하고 있기 때문에 이를 상호 연결하기 위해 표준화된 EDI 소프트웨어가 필요

‧ 데이터변환SW : 각 업체마다 DB의 구조가 다르기 때문에 필요한 데이터를 추가하고 변환하여 형식 변환SW에 넘기는 기능

‧ 형식변환SW : 업체 고유 형식의 데이터를 표준 형식에 맞게 변환시키는 기능

‧ 통신SW : 표준 형식으로 변환된 데이터를 전송하고 관리하는 기능을 담당하는 것으로 통신용 모뎀과 접속이 가능

‧ 연계SW : 각 업체간 응용프로그램이 서로 다른 데이터 구조와 형식을 요구할 때 응용프로그램 사이에서 연결해 주는 기능

- EDI네트워크

‧ Point-to-Point 방식 : 거래 당사자간에 일대일로 직접 연결하는 방식. 회선 비용이 많이 들며 거래 당사자간에 통신 프로토콜이 일치하고 수신측의 컴퓨터가 개방되어 있어야 함

‧ Third Party VAN 방식 : 제3자인 VAN을 이용하는 방법. 전자우편 및 부가가치데이터 서비스 등을 이용

- EDI 하드웨어 : 컴퓨터와 통신용 모뎀

⑤ EDI의 구분

- 일괄처리방식 EDI : VAN을 이용한 축적 전송 방식으로 가장 일반적이며 송신 또는 수신 그 자체로 한 쪽의 트랜잭션 처리가 끝남

- 즉시응답방식 EDI : 거래 문서의 접수 확인이나 신속한 응답이 요구될 때 사용되며, 거래 당사자 간은 직접 연결할 수도 있고 VAN을 이용할 수도 있음

- 대화형방식 EDI : 거래 당사자간 응용 시스템들이 질의와 응답으로 구성된 2개 이상의 짧은 메시지를 동시에 주고 받음으로써 실질적으로 실시간 처리가 이루어짐

 

 

⑥ EDIFACT

- EDIFACT의 정의 : 전세계적으로 행정 기관, 상업, 운송 업체 간에 이용되는 모든 서류를 EDI를 활용하여 전자적 데이터로 교환할 수 있도록 유럽경제위원회에서 연구 개발한 EDI 표준

- EDIFACT의 특징

‧ 기존의 종이 서류 양식을 전자 파일로 대체

‧ 국제 표준에 따라 작성된 메시지를 통일적으로 제공

‧ 개방 통신을 통하여 응용력과 경쟁력을 향상

‧ 세계적인 승인과 국제적 지원으로 무역 절차 및 거래를 간소화

‧ 현대적 네트워크 및 서비스를 최대한 이용할 수 있음

‧ 행정, 상업 및 운송 업무 등에서 전세계적으로 폭넓게 지원

⑦ 전자문서의 관리와 운용

- 전자문서의 정의 : 전산망을 활용하여 작성, 시행, 접수, 처리되는 문서

- 전자문서의 효력 발생 : 수신자의 컴퓨터에 파일로 등록된 때

- 전자문서의 보존 및 관리

‧ 전자문서는 컴퓨터 파일로 보존하거나 출력하여 보존

‧ 보존 기간이 20년 이상인 전자 문서는 컴퓨터 파일과 출력물을 함께 보존

‧ 멸실, 분실, 도난, 유출, 변조 또는 훼손 방지를 위한 안전 장치를 필요로 함

 

 

(2) 행정효율과 협업촉진에 관한 규정

① 목적 : 행정기관의 행정업무 운영에 관한 사항을 규정함으로써 행정업무의 간소화‧표준화‧과학화 및 정보화를 도모하고 행정기관 간 협업을 촉진하여 행정의 효율을 높이는 것

② 정의

- 공문서 : 행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서(도면‧사진‧디스크‧테이프 등의 특수매체기록을 포함)와 행정기관이 접수한 모든 문서

- 전자문서 : 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성되거나 송신‧수신 또는 저장된 문서

- 행정전자서명 : 기안자ㆍ검토자ㆍ협조자ㆍ결재권자 또는 발신명의인의 신원과 전자문서의 변경 여부를 확인할 수 있도록 그 전자문서에 첨부되거나 결합된 전자적 형태의 정보로 인증기관으로부터 인증을 받은 것

- 전자문서시스템 : 문서의 기안‧결재‧시행‧분류‧보관‧보존‧이관 등 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템

- 업무관리시스템 : 행정기관이 업무처리의 모든 과정을 과제관리카드 및 문서관리카드 등을 이용하여 전자적으로 관리하는 시스템

③ 공문서의 종류

- 법규문서 : 헌법‧법률‧대통령령‧총리령‧부령‧조례‧규칙 등에 관한 문서

- 지시문서 : 훈령‧지시‧예규‧일일명령 등 행정기관이 그 하급기관이나 소속 공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서

- 공고문서 : 고시ㆍ공고 등 행정기관이 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서

- 비치문서 : 행정기관이 일정한 사항을 기록하여 행정기관 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 대장, 카드 등의 문서

- 민원문서 : 민원인이 행정기관에 허가, 인가, 그 밖의 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서와 그에 대한 처리문서

- 일반문서 : 위 5가지 문서에 속하지 아니하는 모든 문서

④ 문서의 성립 및 효력 발생

- 문서는 결재권자가 해당 문서에 서명의 방식으로 결재함으로써 성립

- 문서는 수신자에게 도달(전자문서의 경우 수신 측 전자적 시스템 등에 입력되는 것)됨으로써 효력 발생

- 공고문서는 그 문서에서 효력발생 시기를 구체적으로 밝히고 있지 않으면 그 고시 또는 공고 등이 있은 날부터 5일이 경과한 때에 효력이 발생

⑤ 문서 작성의 일반원칙

- 문서는 한글로 작성하되, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 적을 수 있으며, 가로로 작성

- 문서의 내용은 간결하고 명확하게 표현하고 일반화되지 않은 약어와 전문용어 등의 사용을 피하여 이해하기 쉽게 작성

- 문서에는 음성정보나 영상정보 등이 수록되거나 연계된 바코드 등을 표기할 수 있음

- 문서에 쓰는 숫자는 아라비아 숫자로 작성

- 문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표기, 연‧월‧일의 글자는 생략하고 온점(.)을 찍어 표시

- 시간은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시‧분의 글자는 생략하고 쌍점(:)으로 구분

- 특별한 사유가 없으면 가로 210mm, 세로 297mm의 직사각형 용지에 작성

 

※ 국가법령정보센터(www.law.go.kr)의 규정(대통령령) 및 시행규칙 내용 확인할 것

 

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