(사무자동화산업기사) 필기이론 : 2과목-2. 사무관리 표준화

2과목. 사무경영관리개론 - 2. 사무관리 표준화

산업인력공단 시행 사무자동화산업기사 필기이론 정리

 

2020.1.1. ~ 2022.12.31. 출제 기준에 맞게 정리하였으며, 여러 자료를 참고하여 작성하였지만 부족한 부분이 많이 있습니다. 이 자료는 참고용으로 사용하시고 실제 시험을 준비하시는 분들은 모의고사 문제집 위주로 풀어보시길 권해드립니다.

 

1. 사무의 계획 및 조직

 

(1) 사무계획

① 기업경영 상 필요한 사무관리의 목표를 정하고 그것을 효과적으로 수행할 수 있도록 하는 것

② 사무계획 효과

- 각종 낭비 제거

- 사무원을 적재적소에 배치

- 사무량을 평준화시켜 사무량 과다 또는 과소로 인한 혼란과 낭비 제거

- 사무관리자가 정한 기준에 따라 부하를 감독함으로써 상호간 이해의 분위기 조성

- 각종 사무용 비품과 기기, 시설을 도입하는데 있어 소요 예산 결정이나 적정 기종 설비의 선택이 용이하고 비용을 절감

③ 사무처리 방식 결정

- 의의 : 필요한 정보와 측정된 사무량, 장소 및 기계 등의 모든 조건을 고려하여 결정

- 개별처리방식 : 1인의 사무원이 정보의 수집부터 작성까지 모두 처리, 사외 정보 사무, 일시적 사무, 돌발 사무 등의 처리에 많이 적용

- 로트(Lot)처리방식 : 정보의 수집부터 작성까지를 여러 사무원이 분담 처리, 각 사무원이 맡은 처리를 행한 다음 다른 사람에게 넘기는 방식. 경상 사무에서 많이 이용

- 유동처리방식 : 사무의 처리 순서대로 사무기계 및 사무원을 배치하여 1인의 사무원 또는 1대의 사무기계 처리가 끝나면 다음 사무공정으로 진행

- 오토메이션방식 : OA기기를 이용하여 자동적으로 사무를 처리

④ 사무계획 수립 절차

- 목적, 목표, 방침의 명확화 → 정보수집, 분석 → 전제조건 설정 → 대안 구상 → 최종안 결정

⑤ 계획의 대상 사무

- 반복성 있는 관례적 사무 작업

- 비반복적인 사무 작업

- 자발성이나 창조성을 요구하는 사무 작업

- 예외 사항의 사무 작업

 

 

(2) 사무조직

① 사무의 효율적 운영을 위해 제도적 출연과 인간 행동적 측면을 동시에 고려해야 함

② 사무조직의 일반 원칙

- 명령 계통 일원화- 합리적인 책임 할당

- 권한의 위임- 통솔 범위의 적정화

③ 라인 조직

- 가장 오래되고 단순한 형태로 상부에서 하부로 직선적으로 명령이 전달되는 형태

- 장점

‧ 가장 단순하고 이해가 쉬움 ‧ 결정과 집행이 신속

‧ 하위자의 조정이 용이 ‧ 전체의 통일성과 질서 유지

‧ 책임소재 명확 ‧ 소기업에서 경제적

- 단점

‧ 상위자에게 너무 많은 책임이 맡겨짐 ‧ 독단적 처사에 의한 폐단

‧ 각 부문 간의 유기적 조정 곤란 ‧ 능력있는 관리자를 얻기 어려움

‧ 각 부문 사이에 혼란의 우려 ‧ 전문화의 결여

④ 스탭 조직

- 업무가 기능담당의 전문가에 의해 기능별로 개별적으로 계획대로 수행되는 형태

- 장점

‧ 전문가 양성 용이 ‧ 보다 좋은 감독 가능

‧ 작업의 표준화 가능 ‧ 상위자의 부담 경감

‧ 사람을 본위로 한 작업 ‧ 훈련이 용이

- 단점

‧ 권한의 분산 ‧ 통일성 저해

‧ 행동의 둔화 ‧ 의견 일치 어려움

‧ 책임 전가 가능 ‧ 관리비용 증가

‧ 경영 전체의 조정 곤란

 

 

2. 사무의 통제 및 표준화

 

(1) 사무통제

① 정의

- 사무 집행이 당초 계획한 대로 행해지고 있는지의 여부를 확인하고 계획과 실시 간의 차이를 시정하는 관리 활동

② 사무통제의 방법

- 정책, 예산, 감사, 장표, 집중화, 절차, 기록, 보고, 일정, 표준, 기계

③ 사무통제의 절차

- 계획 → 일정 수립 → 준비 → 전달 → 지시 → 감독 → 비교 → 시정

 

(2) 사무표준화

① 의의

- 정책, 규격, 방법, 절차 등에 관하여 획일성 또는 통일성을 가지며, 명확하고 납득할 수 있어야 함

- 수립된 표준은 실행 가능하여야 하며, 융통성이 있어야 함

② 사무표준화의 목적

- 직원들의 감독, 통제와 용어의 통일

- 공동 이해 촉진과 직원의 생산성 향상 및 통제 강화

- 사기가 높아지며 직원들을 능력별로 활용하기에 유리

③ 사무표준화의 대상

- 정책, 인간, 재료, 금전(Money), 기계와 비품, 방법

④ 사무표준의 종류

- 양의 표준, 질의 표준, 양 및 질 표준

⑤ 사무표준의 구비 조건

- 정확해야 하며 사무 작업 내용과 근무조건을 분석한 다음에 만들어야 함

- 유능한 직원을 기준으로 하고 실제 적용에 무리가 없으며, 또 당사자들인 사무원들도 받아들일 수 있어야 함

- 정기적으로 재검토해서 수정

 

 

3. 사무환경관리

 

(1) 사무실 관리

① 사무실 건물의 기준

- 건물 자체(외관, 실내 넓이, 천장높이, 채광조건), 사무실의 사용가치, 업무적용의 가능성, 소요경비(임차료 또는 유지비) 등

- 설비 기준 고려 : 부속 건물 및 기타 화장실 등의 유무와 거리, 부속시설과 타 업체 사무실과의 관계, 조명이나 색체, 환기와 통풍, 방음장치 등

- 장래 확장 가능 여부, 위험에 대한 안전성, 여유 시설과 위생이나 보건상의 적절함, 기타 사무능률상의 특징

② 사무실 배치의 의의

- 사무 능률을 향상시킬 수 있도록 사무실 내의 공간을 최대한 활용하여 합리적인 부서의 배치 및 사무실 내의 여러가지 설비를 배치

③ 사무실 배치의 목표

- 경영 관리의 기능적 수행이 용이하고 집무능력의 향상에 이바지할 수 있도록 하며, 직원의 노동 의욕이 향상될 수 있는 집무환경을 만들어 내는 것

‧ 사무실의 경제성 향상, 사무원가 절감, 직원의 노동, 위생조건이 충족, 주민에게 친절감, 서비스 향상

‧ 정세의 변화에 순응할 수 있도록 하고 업무 성격을 확실하게 표현하며 PR 효과 제공

④ 사무실 배치의 원칙

- 연락이 많은 부서끼리 가깝게 배치

- 직선적 배치의 효과 : 작업 경로 단순화, 상호 결합의 용이, 시간의 단축, 인원 증가의 억제

- 공중과 관계가 많은 부서는 입구 근처에 배치

- 개인실 면적 감소, 공동의 응접실이나 회의실 활용을 도모

- 탄력성 있는 공간 확보

- 독방을 제한하고 넓은 면적의 사무실을 만드는 경향

 

 

(2) 사무실 환경

① 워크스테이션의 설계

- 인간공학적 요인, 지각적 요인, 환경적 요인 등을 고려

② 책상 배치

- 주로 대향식과 동향식을 사용

	대향식	동향식
장 점	‧ 점유 면적이 적음 ‧ 직무상의 의사소통 원활 ‧ 전화기 공동사용 가능 ‧ 연속적인 사무흐름 가능	‧ 서로 쳐다보지 않으므로 집중력 높음 ‧ 잡담 등의 기회 적음 ‧ 감독하기에 편리함 ‧ 질서정연한 인상을 줌
단 점	‧ 상대의 시선과 행동에 집중력 저하 ‧ 충분한 여유공간 확보 어려움 ‧ 업무 외의 잡담 기회 많아짐 ‧ 감시적 느낌 때문에 감독이 불편함	‧ 점유 면적이 대향식에 비해 10~20% 큼 ‧ 직무상 의사소통 불편 ‧ 전화 대수가 적은 경우 불편 ‧ 연속적인 사무흐름 어려움

③ 채광과 조명

- 채광은 밖에서 들어오는 자연빛을 얻는 것, 조명은 인공적으로 빛을 만드는 것

- 조명 방법 : 직접조명, 간접조명, 반간접조명 등(백열등보다는 형광등이 좋음)

- 일반 사무실의 표준 조도 : 500Lux, 설계실 조도 : 1000Lux

④ 색체 조절

- 인간의 생리적, 심리적 안정을 높이고 업무의 효율을 높이는 것

- 차가운 느낌이 드는 곳은 따뜻한 색으로, 반대되는 곳은 차가운 색으로 하고 회의실이나 휴게실 등 안정적인 느낌이 필요한 곳에는 중간 정도의 색을 사용

- 좁은 실내를 넓게 보이기 위해서는 밝고 차가운 색을 사용

⑤ 온도와 습도의 기준

- 봄, 가을 : 온도 22~23도, 습도 50~60% 유지

- 여름 : 온도 25도, 습도 50~60% 유지

- 겨울 : 온도 18~20도, 습도 50~60% 유지

⑥ 소음

- 일반 사무실 : 50~55dB

- 전산실 : 55~75dB 이하

⑦ 단말기 작업 자세

- 작업대 주변의 공간이 너무 좁지 않고 작업대면은 적당히 넓은 것이 좋음. 의자는 등받이와 바퀴가 달린 회전형이 자세유지와 이동에 도움

⑧ VDT 증후군

- VDT(Video Display Terminal)의 전자파에 장시간 노출됨으로써 발생하는 증상

- 시력저하, 두통, 스트레스, 어지럼증, 여성의 경우 빈혈, 생리불순, 유산, 출산장애

 

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