(사무자동화산업기사) 필기이론 : 1과목-1. 사무자동화 개념

1과목. 사무자동화시스템 - 1. 사무자동화 개념

산업인력공단 시행 사무자동화산업기사 필기 이론 정리

 

2020.1.1. ~ 2022.12.31. 출제 기준에 맞게 정리하였으며, 여러 자료를 참고하여 작성하였지만 부족한 부분이 많이 있습니다. 이 자료는 참고용으로 사용하시고 실제 시험을 준비하시는 분들은 모의고사 문제집 위주로 풀어보시길 권해드립니다.

 

1. 사무자동화 정의 및 기본요소

 

(1) 사무자동화의 개요

① 사무자동화(OA, Office Automation)

- 정보처리기술, 정보통신기술, 시스템과학, 행동과학 등 다양한 응용분야를 통합하여 사무처리에 적용하여 사무원과 사무업무 전체의 생산성 향상을 목표로 하는 적극적인 노력

② 사무자동화의 배경

- 사회‧경제적인 요인 : 산업구조의 변화, 경영환경의 변화, 사회적인 변화

- 기술적인 요인 : 전자기술의 혁신, 컴퓨터 이용의 대중화, 통신기술 및 통신망 이용의 보편화, 사무정보기기의 대량 보급

- 사무부문의 비용 증가

- 고객 요구의 다양화

- 정보량의 증대

③ 사무자동화의 발전 단계

- 제1단계(개별적 사무자동화 단계) → 제2단계(구조적 사무자동화 단계) → 제3단계(종합적 사무자동화 단계)

④ 사무자동화의 목적

- 사무처리의 비용 절감 : 시간의 능률적 사용, 공간의 효율적 사용, 인력이 능률적 사용

- 사무처리의 질적 향상 : 고객에 대한 서비스와 품질의 향상, 사무환경의 개선으로 근무의욕과 사기 향상, 업무 만족도 증가, 의사결정의 신속‧정확화

⑤ 사무자동화의 궁극적 목적

- 사무 부문의 지적 생산성 향상에 있음

- 사무부문의 지적 생산성 향상을 위한 접근 방법

사람‧조직의 개편, 사무 작업 개선, 사무 환경 정비, 정보 시스템 확립

 

 

(2) 사무자동화시스템의 기본 구성 요소

① 사무자동화의 구성 요소 : 철학, 장비, 제도, 사람

② 사무자동화의 ABCD

- A : Automated Office(자동화 사무실)

- B : Business Machine(사무 기기)

- C : Communication System(통신 시스템)

- D : Data Processing system(자료처리 시스템)

③ 사무자동화 시스템의 주요 기능

- 문서화 기능(Documentation)

- 통신 기능(Communication)

- 정보 활용 기능

- 업무의 자동화 기능

 

 

2. 사무자동화 추진 및 전략

 

(1) 사무자동화의 추진계획

① 사무자동화 추진 과정

- 사무실 시스템 개발 운영 단계 : 방안 → 개발 → 운영

‧ 추진 조직 구성 ‧ 환경 분석 ‧ 요구 분석

‧ 목표설정 ‧ 계획 수립 ‧ 계획 추진

‧ 운영 및 결과 분석‧ 평가(만족) ‧ 활용(최적 시스템 구성)

② 사무자동화 접근 방식

- 전사적 접근 방식 : 사무자동화 대상이 되는 모든 시스템, 모든 업무, 모든 계층에 걸쳐 추진되는 방식으로 가장 이상적이나 검토에서 운영까지 많은 시간 소요됨

- 부분 전개 접근 방식 : 전시효과가 크고 수행이 쉬운 부서를 우선적으로 선정하여 추진하는 방식으로 시행착오를 감소시킬 수 있음

- 공통 과제형 접근 방식 : 각 부분의 공통 과제를 대상으로 추진하는 방식으로 현실적 출발이 용이하나 과제 선정이 어려움

- 기기 도입형 접근 방식 : 사무자동화 기기를 시험적으로 도입하여 이해도를 높이고 단계적으로 적용분야를 넓혀가는 방식으로 기기의 두려움이나 부담감을 없앨 수 있으나 필요 기기 선정이 어려움

- 계층별 접근 방식 : 직위에 따라 사무자동화를 적용하는 방식으로 신속한 의사결정, 신뢰성이 높음

- 업무별 접근 방식 : 업무개선이 필요한 분야부터 시작하여 업무의 흐름에 따라 추구해 나가는 방식

③ 사무자동화 수행 방식

- 상향식 접근법 : 기업의 최하위 단위부터 자동화를 해나가는 방식으로 기본 조직에 거부 반응이 없고 자여스럽게 활용 가능하나 최고 경영자 요구 정보를 도외시하므로 실효성이 낮아짐

- 하향식 접근법 : 전체 조직을 총괄 분석하여 경영자가 요구하는 최적의 시스템을 구축하는 방식으로 단기간에 구축 가능하나 초기에 많은 투자 필요

- 전사적 접근법 : 상‧하향식을 융합시킨 방식으로 최적 시스템을 구축

④ 사무자동화 추진 조직의 유형

- 전문 조직 주도형, 사용자 주도형, 전산 부문 주도형, 위원회 주도형, 프로젝트 주도형

 

 

(2) 추진 목표 및 운용전략

① 사무자동화 추진 전략

- 기술 집약 전략, 응용 항목 전략, 측정 전략, 실행 전략, 관리 전략, 교육 전략, 조직 전략

② 사무자동화의 추진 단계

- OA 환경 분석 → OA 요구 분석 → OA 목표 설정 → OA 계획 수립 → OA 계획 추진 → OA 결과 분석 → OA 평가 → 피드백(활용)

 

3. 사무자동화 경영관리

 

(1) 경영관리

① 경영정보시스템(MIS, Management Information System)

- 기업의 내‧외부의 비즈니스 데이터를 수집‧가공하여 필요한 때에 요구하는 정보를 곧바로 제공할 수 있는 시스템

- 조직의 운영, 관리, 의사결정기능을 지원하기 위한 정보를 제공하는 통합적 인간‧기계 시스템(Main-Machine System)

② 사무자동화의 경영 전략

- 소품종 대량생산에서 다품종 소량생산으로 변천

- 경영활동의 정보화가 시장전략 실현의 수단으로 이용

- 판매정보 관리시스템 : 판매시점 정보관리(POS, Point of Sales)

 

 

(2) 사무관리

① 사무관리의 정의

- 의사결정에 필요한 다양한 정보를 수집, 처리, 전달, 보관하는 기능에 대해 계획, 조직, 통제 등의 관리 원칙을 적용하여 효율화하는 과정

② 사무관리 목적

- 사무제도와 사무구조를 만들며 기업이 환경 변화에 효과적으로 대처해 나갈 수 있도록 정보 체계를 세워 운영해 나가는 일

③ 사무관리 목표 : 사무능률의 증대(능률화), 사무비용의 절감(경제화)

④ 사무관리 기능 : 연결기능, 관리기능, 정보기능

 

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